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Comment faire du traitement de texte efficace sur son ordinateur ?

De Hélène, publié le 27/03/2019 Blog > Art et Loisirs > Informatique > Informatique : Le Guide Du Débutant En Traitement De Texte !

« La révolution informatique fait gagner un temps fou aux hommes, mais ils le passent avec leur ordinateur ! », Khalil Assala

Que vous ayez décidé de commencer avec un document Word ou un autre logiciel de traitement de texte, il est assez rare de connaître toutes les fonctionnalités d’un tel logiciel. Selon une étude américaine, les utilisateurs quotidiens d’une suite bureautique n’utilisent en réalité que… 8% de la potentialité de ce logiciel, soit pas grand chose.

Vous avez des difficultés avec votre mise en page ou pour insérer une image en filigrane dans votre texte ? Vous redoutez l’usage de Google Docs ou ne savez pas ce qu’est ApacheOffice ? Retour sur les basiques du traitement de texte et quelques conseils pour les débutants !

Comment choisir son logiciel de traitement de texte ?

Quels sont les meilleurs logiciels de traitement de texte ? Dans Gossip Girl, Dan Humphrey utilise un logiciel de traitement de texte pour écrire ses articles et romans… Mais lequel ?

C’est certain : pour rédiger ses devoirs à la maison ou écrire son roman, Dan a dû s’équiper d’un logiciel de traitement de texte. Mais qu’est-ce que c’est ? Selon le dictionnaire informatique, c’est « l’ensemble des techniques informatiques d’un logiciel permettant la saisie, la correction, l’actualisation, la mise en forme et la diffusion d’un texte ».

Ces logiciels offrent des caractéristiques basiques, comme :

  • La rédaction de courriers, de rapports, de documents et d’articles avec mise en page visuelle,
  • La prise de notes pendant des réunions ou des conférences,
  • La création de présentations visuelles.

Ces fonctions sont relativement basiques et répondent à des besoins simples. Ainsi, la première étape pour choisir votre Logiciel de traitement de texte, c’est bien de définir votre usage et vos besoins.

En fonction de cela, vous aurez à choisir entre télécharger un logiciel de traitement de texte gratuit ou payant. Combien coûte un logiciel de traitement de texte ? Les prix peuvent varier mais, à titre d’exemple, la suite Microsoft peut être réglée 160 euros pour une utilisation à vie (ce qui exclut les mises à jour).

Cependant, attention à votre système d’exploitation : toutes les versions des logiciels de traitement de texte ne sont pas compatibles avec tous. Par exemple, les Mac OS ont un logiciel pré-installé, le Pages, mais OS X ne prend pas en charge l’ancienne version de Word, avant 2009. De même, il n’est pas possible d’ouvrir les documents RTF.

Pour choisir votre logiciel de traitement de texte, vous devez donc :

  • Définir vos besoins et l’usage que vous ferez de ce logiciel : simple rédaction, création de présentations élaborées,
  • Distinguer les avantages et inconvénients des logiciels gratuits et payants, et les comparer à vos besoins,
  • Comparez les logiciels existants en regardant des critiques clients (notamment si vous voulez en faire un usage professionnel),
  • Téléchargez, et le tour est (presque) joué.

Le top des raccourcis à utiliser en traitement de texte !

Que savoir sur les logiciels de traitement de texte ? Comment gagner du temps avec les raccourcis clavier ? Voici nos astuces !

Que ce soit sous Windows ou iOS, quel que soit votre modèle d’ordinateur ou votre logiciel de traitement de texte, tous ont une chose en commun : votre passion pour l’écriture ! Que vous vous serviez de votre ordinateur à des fins personnelles ou professionnels, le traitement de texte est central : d’ailleurs, une étude britannique a montré qu’en réalité, 74% des détenteurs d’un ordinateur utilisent principalement (voire uniquement) la fonction « traitement de texte ».

Mais taper à l’ordinateur peut parfois s’avérer contraignant, quand vous enchaînez les emails et les rédactions, notamment lorsqu’il faut :

  • Mettre en surbrillance et en forme des parties de votre texte,
  • Faire du copier coller ou dupliquer du contenu,
  • Réussir à insérer un tableau, un tableur, une photo ou une vidéo,
  • Faire du formatage de texte.

Les raccourcis claviers sont très pratiques pour gagner en productivité : cela peut représenter un gain de 5 à 15% nette de votre temps.

Certaines touches du clavier ou pavé numérique ont sans doute plus d’intérêt que d’autres, car elles ont une fonction magique : elles permettent de créer des raccourcis. Cela signifie que, seules ou associées à une autre touche, elles réalisent une action dans votre barre des tâches ou votre gestionnaire des tâches.

Il faut notamment utiliser les combinaisons de touches suivantes :

  • La touche Alt,
  • La touche Ctrl, qui indique le contrôle,
  • La touche Tabulation, pour modifier la marge des paragraphes,
  • La touche Espace, pour créer du sens à votre texte,
  • La touche Echap, pour quitter un document un mode plein écran,
  • La touche Entrée, pour aller à la ligne,
  • Pour un clavier Windows, les touches F, comme F10 (active la barre de menu d’une fenêtre ouverte) ou F5 (actualiser une page).

Les meilleurs raccourcis clavier sont les plus courants, les voici 

Ctrl + C / + V

Copier et coller du texte, à condition de l’avoir sélectionné en amont. Le principe : tout ce que vous copiez reste dans le presse papiers. D’ailleurs, si vous fermez inopinément votre fichier sans avoir fait la manipulation « coller », on vous demandera si vous souhaitez conserver les données copiées. Une astuce pour ne rien perdre !

Fonctionne sur le logiciel mais aussi sur les navigateurs web.

Ctrl + X

Même chose que le raccourci précédent, mais pour couper du texte.

Ctrl + N

Permet de créer un nouveau document à base de celui que vous avez en cours. Si vous êtes sur un Word, cela ouvrira un nouveau Word, et ainsi de suite avec un format Excel ou PowerPoint. Pratique si vous travaillez en multi-tâches.

Ctrl + O

Pour ouvrir un fichier depuis votre dernier dossier ouvert, utile si vous devez parcourir un certain nombre de documents de façon quotidienne.

Ctrl + S

Sauvegarder un document en toute tranquillité : faites-le à n’importe quel moment de votre rédaction !

Ctrl + Entrée

Parfois, il suffit d’un saut de page pour finir sa rédaction ou lui donner une certaine cohérence. Raccourci très utilisé par les académiciens et les étudiants (notamment pour les devoirs et les dissertations).

Ctrl + Z

Pour annuler la dernière action/commande faite : magique si on s’est (bien) trompé, car on reprend là où on en était.

Ctrl + F

Faire une recherche dans le texte, c’est utile surtout si vous voulez faire de la comptabilisation ou puiser votre inspiration dans d’autres sources. Une façon maligne de gagner du temps !

Ctrl + P

Lancer l’impression d’un document depuis votre boîte de dialogue : en deux clics, c’est plié !

Ctrl + A

Ce raccourci permet de copier l’ensemble du texte disponible. Attention si vous l’utilisez sur un navigateur : cela aura tendance en englober toute la page (et donc aussi les publicités latérales ou les commentaires inutiles en fin de page).

Et maintenant, rentrons dans le vif du sujet 

Comment faire du traitement de texte sous Windows ?

Quelles sont les astuces d'utilisation de Word ? Pour dactylographier sous Windows, le Pack Office reste une référence (Source : ThatTech Guru)

Aujourd’hui , savoir utiliser le Pack Office est une compétence informatique clé pour être recruté, quel que soit le type d’emploi. Il existe plusieurs versions de Microsoft Windows, les plus répandues étant :

  • Windows Vista,
  • Windows XP Vista,
  • Windows 7,
  • Windows 8.1,
  • Windows 10, la dernière version en date.

Les versions les plus performantes sont Windows 7 et Windows 10, en raison du peu de stockage nécessaire pour les applications préinstallées, mais aussi parce que le processus et la RAM sont plus efficaces.

Le traitement de texte sous Windows est réalisé en majeure partie grâce au Pack Office. Pour information, les principales applications de ce Pack (et les plus courantes) sont :

  • Microsoft Word, pour faire de la rédaction,
  • Microsoft Excel, pour faire un tableur et des séries de calculs,
  • Microsoft PowerPoint, qui permet de créer des présentations visuelles avec formatage,
  • OneNote, une version allégée de Word pour la prise de notes,
  • Microsoft Publisher, pour préparer des documents pour le publipostage.

Saviez-vous que la plupart des entreprises utilisent des systèmes Windows et donc, par extension, le logiciel de traitement de texte Word ? Il est donc plus que recommandé de devenir un pro de ce logiciel, cette compétence pouvant facilement se vendre sur le marché du travail.

Comment faire du traitement de texte sous Mac ?

Comment rédiger plusieurs types de documents sur ordinateur ? Pages, le logiciel de référence pour le traitement de texte sous Mac (Source : Tech and Learning)

La plupart des Macs sont dotés d’un processeur puissant (les plus récents sont passés sur du iCore 5 ou sur un processeur Intel), ce qui rend le traitement de texte aussi facile que le fait de sauvegarder un document sur le bureau. Voici les principales versions et mises à jour du système d’exploitation iOS :

  • Mac OS,
  • Mac OS X,
  • Capitan/El Capitan,
  • Snow Leopard,
  • Yosemite,
  • Linux,
  • Cupertino.

Pages, ou « pages » en anglais, est un logiciel qui fait partie de la suite iWork, utilisable sous MacOS et iOS. Il fait partie des freeware déposés de la marque Apple, qui sont pré-installés sur tous les modèles d’ordinateurs fixes et portables. En tant que logiciel de traitement de texte, Pages dispose de plusieurs fonctionnalités, comme :

  • Un éditeur de texte avec correcteur orthographique automatique,
  • Une police de caractères changeable à l’infini (avec 300 polices),
  • Un outil de formatage des données et des paragraphes.

D’autres applications peuvent être utilisées, sur Mac comme Windows, comme :

  • L’incontournable Open Office (ou suite Apache Office),
  • OneNote, la variante Office pour la prise de notes,
  • LibreOffice Writer, pour écrire en toute gratuité,
  • MacWrite, une app dédiée de l’environnement Mac OS (payante),
  • SimpleText, une variante gratuite de l’environnement Mac OS,
  • AppleScript, si vous voulez faire des scripts ou du balisage HTML,
  • AbiWord, un logiciel libre sous Linux,
  • Words, un autre logiciel libre inclus dans Calligra Suite (Linux).

Alors, prêts à vous lancer dans le traitement de texte ? 

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