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Les bases du fonctionnement de Microsoft Excel

De Isaline, publié le 26/03/2019 Blog > Art et Loisirs > Informatique > Comment Utiliser le Logiciel Excel ?

« Le principe de l’évolution est beaucoup plus rapide en informatique que chez le bipède. » Jean Dion

Selon une étude de l’association Les Petits frères des pauvres, un peu plus d’un quart des personnes de plus de 60 ans n’utilisent jamais un internet. L’exclusion informatique est un gros problème dans une société où presque tout se fait sur ordinateur.

Alors pour les seniors, ou ceux qui n’ont jamais touché à Microsoft Excel, voici un premier pas dans le monde du numérique.

En complément d’autres logiciels de la suite microsoft office comme Word pour le traitement de texte, utiliser excel est parfait pour de l’analyse des données, automatiser des calculs,

Tableur excel, raccourcis clavier, applications excel, compte microsoft, liste déroulante, tel un véritable mini cours d’informatique, cet article vous donne les bases pour savoir ouvrir un fichier excel, comment créer un graphique, mettre en forme un tableau excel, etc. Toutes les informations nécessaires pour savoir comment utiliser excel au quotidien.

Comment faire un tableau sur Excel ?

Formules excel, fonctions excel, diagramme, tableau croisé, macro, fusionner, mise en forme, le logiciel Excel du pack office est d’abord reconnu pour faciliter la création de tableaux.

Pour un usage du quotidien ou professionnel, il est très souvent utilisé afin d’ordonner et mettre en forme ses données dans des lignes et des colonnes. Compte de résultat, factures, il facilite également les calculs et la création de graphique.

A quoi sert la feuille de calcul microsoft ? Le tableur permet d’organiser ses informations plus facilement.

Avant de créer un tableau excel, assurez-vous d’avoir le logiciel sur votre ordinateur. Il peut parfois être intégré à l’ordinateur lors de l’achat. Il est alors directement installé par le vendeur.

Si vous n’avez pas Excel, il faut alors se rendre sur internet pour souscrire à un abonnement sur le site de la suite bureautique Microsoft Office (Office famille, Office Pro, etc). Télécharger excel est simple. Vous pourrez ainsi profiter de plusieurs logiciels comme Word, PowerPoint et Microsoft Excel.

Mais ce logiciel bureautique en version gratuite simplifiée ou en version payante n’est pas la seule solution. Il est également possible de trouver des logiciels semblables avec Classeur Open Office ou bien Libre Office. Cependant, les manipulations ne seront pas toujours les mêmes.

Que vous ayez une version d’essai, une version complète, une version antérieure, ou autre, il suffit ensuite de double cliquer sur l’icône du logiciel et de choisir un nouveau document. La feuille de calcul s’affiche sur votre écran. Les lignes ont des numéros, et les colonnes sont indiquées par des lettres.

Pour pouvoir réaliser un tableau simple ou un tableau croisé dynamique, vous devez commencer par entrer toutes vos données dans les cellules du tableur (les cellules est le nom donné aux cases). Afin d’avoir deux types de données, commencez par entrer les données dans une colonne (dépenses de Juliette) puis sur chaque ligne, inscrivez le second type de donnée (chaque mois de l’année, ou chaque jour de votre semaine de vacances, etc).

Vous pouvez notamment y insérer des calculs automatiques, des macros. Pour cela, cliquez sur une case, commencez pas y inscrire le signe égal, puis réalisez votre opération.

  • Par exemple : = Cellule B2 + Cellule B3. Le logiciel se chargera lui même d’effectuer l’opération.

Une fois toutes les données entrées dans la feuille de calcul, sélectionnez toutes les cellules utiles à votre tableau puis cliquez sur l’onglet « Insertion » dans la barre d’outils. Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur « tableau » (ou « Tableaux croisés dynamiques ») et le tour est joué !

Pour faire entrer les entêtes dans votre tableau, il faudra simplement cocher la case avant de cliquer sur OK.

Une fois votre tableau réalisé, il est aussi possible de modifier son style. Cela signifie que vous pouvez changer les couleurs des colonnes ou des lignes, mettre en gras les informations, etc. Pour cela, lorsque le tableau est sélectionné, rendez-vous dans l’onglet « création », puis « styles de tableau ». Vous pouvez alors choisir le type de tableau qui vous correspond ou bien styliser celui-ci comme bon vous semble avec les cases d’à côté.

Une fois votre tableau entièrement fini, vous pouvez le copier coller sur une autre page ou bien l’enregistrer comme tel sous format PDF, format excel ou autre.

Les fonctions SI, ET, OU et NON sur Excel !

Les fonctions SI, ET, OU et NON sont des fonctions de comparaison logique. Ces fonctions ne sont pas forcément les plus connues du logiciel Excel mais elles peuvent s’avérer très utiles pour éclairer une situation et accélérer les calculs de façon informatique.

A quoi sert la fonction SI ? Devenez un vrai pro des calculs informatiques !

Elles permettent de mettre en relation plusieurs données selon des conditions afin d’obtenir un résultat relatif à la réalisation ou non de ces conditions. Le résultat sera alors « VRAI » ou « FAUX ».

Mais comment fonctionnent-elles ?

Pour utiliser les fonctions de comparaison logique, il faut placer le calcul en bout de ligne. Dans la cellule choisie, commencez par y inscrire un « = » afin d’annonce au logiciel que vous souhaitez réaliser une opération.

L’opération s’écrit ensuite ainsi :

=SI(A2>10, « Pour », « Contre »)

Cette opération est un exemple pour bien comprendre la structure de la fonction SI. Ainsi, si le nombre présent dans la cellule A2 est plus grand que 10, le résultat sera « Pour ». Si le nombre est plus petit, la solution sera « Contre ».

Pour mettre en relation ces différentes données, on utilise ce qu’on appelle des opérateurs logiques qui sont : égal (=), différent de (<>), supérieur à (>), supérieur ou égal à (>=), inférieur à (<), inférieur ou égal à (<=).

Les comparaisons ne se font pas uniquement avec des chiffres. Les données peuvent aussi bien être des mots.

La fonction SI est la fonction principale. Les autres fonctions (ET, OU, NON) viennent s’ajouter à la fonction de la condition pour préciser cette condition.

De cette façon, nous avons la fonction ET qui introduit l’idée que les deux conditions doivent être remplies pour que la réponse soit positive.

La fonction OU, quant à elle, émet le souhait qu’une condition sur plusieurs doit être remplie pour obtenir le résultat positif.

Enfin, la fonction NON, implique le fait que la condition ne doit pas être remplie pour que le résultat soit positif.

Il est tout à fait possible d’imaginer des opérations où toutes les fonctions seraient utilisées. On parle alors de fonctions imbriquées. Elles permettent de jouer avec plusieurs conditions si nécessaire.

Comment faire un graphique sur Excel ?

En plus de la création de tableaux de données, le logiciel Excel est aussi excellent pour mettre en forme toutes sortes de graphiques. En utilisant vos données sur la feuille de calcul, le logiciel propose ainsi plusieurs types de graphiques. À vous de choisir selon vos préférences et le type de graphique le plus adapté à la situation.

Pourquoi utiliser Excel ? Les graphiques aident à illustrer de nombreuses informations.

Vous pouvez notamment retrouver :

  • L’histogramme,
  • Les courbes,
  • Les secteurs,
  • Le graphique hiérarchique,
  • Le graphique statistique,
  • Nuage de points ou graphique en bulles,
  • Graphique en cascades,
  • Un graphique combiné.

Mais par où commencer pour faire un graphique Excel ?

Tout comme pour le tableau, la première étape et de rentrer ses données dans les lignes et colonnes de la feuille de calcul. Les données peuvent être partagées en une ou plusieurs catégories selon votre projet.

Il suffit ensuite de sélectionner toutes les cellules qui vous intéressent puis de cliquer sur « Insertion ». Apparaît alors la catégorie « graphique » dans laquelle vous pouvez choisir le style de votre graphique. En cliquant sur l’un des symboles, plusieurs sous-catégories de graphiques apparaissent. De quoi laisser une large choix de styles de graphiques.

Votre graphique apparaît enfin sur votre feuille de calcul excel. Cependant, vous pouvez encore modifier la mise en forme de celui-ci. Pour cela, cliquez sur le graphique puis rendez-vous dans l’onglet « création ». Une section nommée « Ajouter un élément graphique » vous permet alors d’avoir la main sur :

  • Les axes,
  • Le titre des axes,
  • Le titre du graphique,
  • Les étiquettes de données,
  • Le quadrillage,
  • La légende.

Vous savez désormais réaliser un graphique !

Cette action n’est vraiment pas compliquée et peut vous aider dans la vie de tous les jours, pour des projets professionnels ou bien pour des petites entreprises.

En effet, vous pouvez vous servir de la création de graphique pour présenter à projet à votre chef, créer des rapports ou bien vous rendre compte de vos dépenses quotidiennes, hebdomadaires, etc. Car le visuel est souvent plus facilement compris par le cerveau que de nombreux chiffres et calculs.

Les raccourcis les plus utiles sur Excel !

Excel n’est pas vraiment un logiciel intuitif. Il faut parfois bidouiller plusieurs minutes avant de comprendre telle ou telle fonction et cela complique parfois un peu la tâche si on ne connaît pas son fonctionnement dès le début.

Quelles sont les touches excel à connaître ? Utilisez les touches d’ordinateur pour gagner du temps !

Pour vous aider à bien ou mieux utiliser Excel, il est important que vous connaissiez quelques raccourcis de base qui pourrait bien vous faire gagner du temps.

Les raccourcis sont également très appréciés des personnes qui peuvent avoir des difficultés motrices ou qui ont des problèmes pour utiliser la souris.

Alors voici les raccourcis clavier pour utiliser Excel :

  • Fermer le classeur et Excel : ALT + F4,
  • Ouvrir l’éditeur Visual Basic Editor (l’éditeur de calculs macros) : ALT + F11,
  • Couper la sélection : CTRL + X,
  • Copier la sélection : CTRL + C,
  • Coller : CTRL + V,
  • Sélectionner tout : CTRL + A,
  • Annuler : CTRL + Z (pour annuler la dernière manipulation effectuée),
  • Refaire (Annuler une étape annulée avec le raccourci précédent) : CTRL + Y,
  • Italique : CTRL + I,
  • Souligné : CTRL + U,
  • Mettre la cellule en gras : CTRL + G,
  • Barrer la cellule : CTRL + 5,
  • Afficher la boite de dialogue Format de Cellule : CTRL + MAJ + 1.

Il existe bien d’autres raccourcis qui peuvent s’avérer très utiles dans l’utilisation du logiciel de Microsoft Office. Cela peut être des raccourcis pour insérer des lignes, des colonnes, pour mettre en page la feuille de calcul, pour contrôler le logiciel, etc.

Le mieux étant que vous notiez sur une fiche les raccourcis qui peuvent vous être les plus utiles selon votre utilisation, puis que vous utilisiez cette fiche en même temps qu’Excel. Vous apprendrez ainsi les manipulations au fur et à mesure plus vite que lors d’une formation excel !

Vous voilà prêt à devenir un pro du logiciel Excel !

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