“Les gagnants seront ceux qui restructurent la manière dont l’information circule dans leur entreprise.”

Bill Gates

Le tableur Excel fait partie des logiciels les plus utilisés à ce jour.

En effet, quel ordinateur n'est pas aujourd'hui équipé du célèbre Pack Office ?

En 2021, ce sont plus de

300 millions

de licences Office 365 qui se sont vendues dans le monde.

Que cela soit pour utiliser le logiciel Word pour rédiger des textes, PowerPoint pour réaliser des diaporamas ou bien encore Excel pour créer des tableaux, des graphiques ou des compilations de données, Office est notre meilleur allié numérique.

Le tableur Excel est utilisé avant toute chose pour créer une base de données fiable.

C'est une solution intelligente capable de mémoriser et d'organiser les données.

Il suffit pour cela de créer une feuille de calcul ou bien d’utiliser un modèle préexistant puis d’effectuer différentes analyses, tris et corrélations en utilisant les formules et fonctions adéquates. 

Trier, filtrer, classer, calculer, une multitude de fonctions sont disponibles sur Excel.

Nous allons aujourd'hui nous attarder sur deux d'entres elles : Comment trier et filtrer sur Excel.

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C'est parti

Trier sur Excel : définition et usages

Lorsque l'on effectue une analyse de données, il est logique de commencer par les trier selon des indicateurs.

Il est possible de trier des données numériques de différentes façons en fonction de l'information que vous souhaitez mettre en avant.

Avant de trier les données, celles-ci sont organisées par ordre de création.

Trier les données sur Excel signifie les classer dans un ordre précis que l'on va déterminer, il s'agit d'un critère de tri.

Le tri ne masque aucune donnée, il ne fait que les réorganiser contrairement au filtre qui permet de masquer des cellules, des colonnes ou des lignes entières.

Ces plages peuvent contenir du texte, des chiffres ou des symboles.

Il est possible de trier ses données sur Excel :

  • Par ordre alphabétique croissant ou décroissant (de A à Z ou de Z à A),
  • Par couleur,
  • Par valeur,
  • Par nombre,
  • Par date et heure,
  • Par icône, etc.

Attention toutefois à quel type de classeur vous utilisez.

En effet, il est possible aujourd'hui de travaillez de deux façons différentes sur Excel : via l'application Windows ou via la version en ligne sur le Web.

La version Web ressemble beaucoup à l'appli bureau bien que certains formats de fichier ne soient pas pris en compte ou que certaines fonctionnalités soient réduites ou inexistantes.

Pour ce qui est de la fonction Trier, elle est disponible sur les deux versions, seule la façon de l'utiliser diffère.

Ainsi, au-delà de trier vos données par colonne et par ligne vous pouvez organiser vos cellules selon vos critères que vous sélectionniez la version bureautique ou online.

Les différents types de tri sur Excel et comment les utiliser

Comme nous l'avons mentionné précédemment, il est possible de trier vos données de différentes manières afin que votre tableau colle au mieux à vos besoins et mette en avant les informations essentielles.

Excel est un outil précieux pour vous faciliter la vie dans vos tâches administratives quotidiennes.

Avant de choisir son critère de tri, il est important de rappeler le processus ou mode opératoire de tri de manière générale.

Pour trier un fichier ou des donnés vous devez toujours procéder de la manière suivante :

  • Sélectionnez une cellule dans la colonne à trier,
  • Cliquez ensuite sur l'onglet Accueil,
  • Dans le ruban, cliquez sur l'icône Trier et filtrer (elle ressemble à un entonnoir précédé des lettres AZ).

Vous pourrez ensuite choisir votre mode de tri.

On vous en dit plus sur les différents type de tri et leur utilité.

Trier par ordre alphabétique

Vous ne pouvez évidemment trier par ordre alphabétique que les champs qui contiennent du texte.

Vous avez le choix entre le tri de A à Z (ordre croissant) ou de Z à A (ordre décroissant).

Cette fonctionnalité est très utile pour trier des données du type nom de famille, ville, métier ou encore pays d'origine en fonction des données sociologiques ou démographiques étudiées.

On vous montre comment faire en image :

Rien de plus simple que de trier par ordre alphabétique sur Excel, et ce quel que soit votre niveau en informatique !

Le tri par date : du plus ancien au plus récent et inversement

Il se peut parfois que les dates n'apparaissent pas dans l'ordre chronologique dans une feuille de calcul Excel.

Si vous souhaitez les trier par chronologie, rien de plus simple !

Vous sélectionnez la colonne comprenant les dates et vous devez choisir le critère de tri Du plus ancien au plus récent ou inversement en fonction de l'ordre souhaité.

laptop_chromebook

Attention au format des données

Si le résultat obtenu n'est pas celui escompté ou fait apparaitre des erreurs (une série de ###) vérifiez bien le format de vos cellules.
Ces dernières doivent être renseignées selon le format date et non en format texte.

Le tri par date est très utilisé en comptabilité notamment pour pouvoir classer les mouvements par ordre chronologique.

Cela réduit les marges d'erreur et rendrait presque les clôtures et autres bilans comptables amusants !

Trier du plus petit au plus grand

Cette fonctionnalité est réservée aux nombres.

Qu'importe les valeurs que représentent ces derniers, vous pouvez trier une plage ou une colonne par ordre de grandeur et inversement.

C'est à dire du plus petit au plus grand ou du plus grand au plus petit.

Attention toutefois à ce que les informations renseignées dans cette colonne soient bien au format chiffre et non texte, date (longue ou courte) heure ou encore fraction.

Le tri personnalisé

Le tri personnalisé permet de trier les données en plusieurs colonnes, selon des critères différents.

Vous pouvez ajouter plusieurs niveaux de tri, ainsi vos données seront classées et croisées selon différents indicateurs.

Vous pouvez même trier par couleur de cellule ou de texte pour visualiser plus rapidement vos informations.

On vous montre tout ça juste ici :

Le tri personnalisé est idéal pour affiner vos requêtes et optimiser les informations à afficher en priorité.

Les tris sur Excel n'auront désormais plus de secret pour vous et votre ordinateur !

Filtrer des données sur Excel : définition et usages

Après la fonction Trier, il existe la requête Filtrer qui vous permet de faire apparaitre ou non une plage de données en fonction de plusieurs critères.

Quelques leçons d'informatique, une bonne dose d'entrainement et vous deviendrez le maître d'Excel !

Lorsque vous appliquez un filtre sur une liste de données ou une colonne, vous ne verrez plus apparaitre que les données correspondantes au filtre.

Les autres données ne seront évidemment pas supprimées du tableau, elles sont simplement masquées afin de ne rendre visible que les informations essentielles.

Pour créer ou appliquer un filtre vous devrez respecter les étapes suivantes :

  • Sélectionnez une cellule dans la plage, liste ou colonne à filtrer,
  • Cliquez sur l'onglet Accueil,
  • Dans le ruban, cliquez sur l'icône Trier et filtrer
  • Sélectionnez Filtrer (l'icône entonnoir),
  • Une flèche va apparaitre à droite de chaque titre de chaque colonne,
  • Cliquez sur cette flèche et sélectionnez (ou désélectionnez) le filtre à appliquer,
  • Cliquez sur OK.

Il existe trois critères de filtres : numérique, textuel et couleur.

Les options de filtres sont quant à elle plus nombreuses, vous pouvez appliquer des filtres sur :

  • Du texte,
  • Des nombres pour afficher une ou plusieurs valeurs ;
  • Une date,
  • Des données en couleurs à partir de la version 2016 d'Excel.

Vous pouvez également combiner des filtres en filtrant individuellement plusieurs colonnes.

Cela vous permettra d'affiner vos données.

Quels sont les différents types de filtres sur Excel ?

Comme nous venons de l'expliquer précédemment, il existe différents types de filtres sur Excel.

Il est possible d'apprendre à utiliser Excel et l'informatique de façon plus générale à tous les âges !

Utiliser des filtres permets de masquer temporairement une partie des données d'un tableau pour se concentrer uniquement sur les informations de notre choix.

Les filtres numériques

Une fois que la fonction Filtrer est activée et que les flèches apparaissent au dessus de chaque colonne, il ne vous reste plus qu'à sélectionner le type de filtre que vous souhaitez appliquer en quelques clics.

Les filtres numériques vont vous permettre de quantifier et de classer par valeur des données chiffrées.

Vous pouvez choisir entre différentes options d'échelle numérique pour classer vos données comme :

  • Est égal à...,
  • Est différent de...,
  • Supérieur à...,
  • Inférieur à...,
  • Entre...,
  • Supérieur ou égal à...,etc.

Cela vous permet donc de classer selon une échelle de grandeur ou valeur numérique.

Les filtres textuels

Les filtres textuels eux s'appliquent aux données écrites, textuelles.

Ainsi, en haut de chaque colonne à texte, lorsque vous faites dérouler l'onglet où apparaissent les filtres, différentes options s'offriront à vous.

Vous pourrez cocher et décocher chacune des lignes qui composeront votre colonne et ainsi choisir de ne faire apparaitre que certaines de ces lignes.

Vous avez aussi la possibilité de choisir Sélectionner tout pour laisser absolument toutes vos données visibles ou encore sélectionnez Vide pour ne laisser filtrer que les cases vides.

On vous montre tout ça en vidéo :

Encore une fois c'est selon vos besoins !

Le filtre par couleur

Si votre tableau Excel comporte des couleurs, il est aussi possible de filtrer par couleur.

Cela peut être fort utile pour classer des données par famille, catégorie, genre ou autre groupement d'informations communes.

Plus spécifiquement vous pouvez choisir des filtres sur la base de critères visuels tels que :

  • La couleur de police,
  • La couleur de cellule,
  • Le style d'une cellule,
  • Une mise en forme conditionnelle,
  • Le jeux d'icônes.

Pour ce faire, rien de plus facile :

  • Dans une plage de cellules ou une colonne de tableau, cliquez sur une cellule contenant la couleur de cellule, la couleur de police ou l’icône selon laquelle vous voulez filtrer,
  • Sous l’onglet Données, cliquez sur Filtrer,
  • Cliquez sur la flèche bas dans la colonne qui contient le contenu à filtrer,
  • Sous Filtrer, dans le menu contextuel Par couleur, sélectionnez Couleur de cellule, Couleur de police ou Icône de cellule, puis cliquez sur une la couleur de votre choix.

Vous savez à présent comment trier et filtrer vos informations sur Excel !

Une multitude de fonctionnalités sont encore à découvrir, pour cela rien de tel que des cours d'informatique ciblés pour maitriser le Pack Office sur le bout des doigts !

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Caroline

Epicurienne dans l’âme, je suis passionnée par tout ce qui touche à la nutrition (de la gastronomie à la raw food), le bien-être et l’art de vivre sainement. J’aime également nourrir mon esprit d’arts modernes, de musique en tous genres et de voyages à travers le monde !