« Le malheur de l’homme est qu’il a une âme de comptable. », Zoé Oldenbourg
Vous vous demandez probablement s’il est possible de gérer sa comptabilité soi-même sans passer par un expert-comptable. On vous l’accorde, il est plus simple de mettre en place une comptabilité classique pour un foyer que de tenir à jour la comptabilité d’une entreprise.
Entre obligations légales, plan de trésorerie et livres comptables, il est impératif de bien se renseigner avant de sa lancer dans l'aventure ! Toutefois, quand vous connaîtrez vos obligations et les bonnes pratiques d’Excel, tenir une comptabilité vous paraîtra un jeu d’enfant.
Superprof vous donne toutes les étapes pour jongler entre tableaux de bord, écritures comptables et amortissements sans passer par un cabinet comptable.
Se renseigner sur les obligations légales comptables
La première étape est de se renseigner sur les obligations légales, car elles sont vastes en France et dépendent du statut de votre entreprise.
Pas de panique, Superprof vous explique point par point, tout ce qu’il faut savoir pour être en règle lors de vos déclarations fiscales.
Vous l’aurez compris, l’organisation comptable répond dans un premier temps à une organisation fiscale, car l’entreprise a pour obligation de payer des impôts sur ses revenus.
En second temps, elle répond à une obligation légale puisque le code du commerce impose aux entreprises d’établir une comptabilité.
Les TPE et PME doivent procéder chronologiquement à l’enregistrement comptable, contrôler l’existence et la valeur du patrimoine de l’entreprise et d’établir des comptes annuels à la clôture de l’exercice comptable.
Autoentrepreneur
Si vous dépendez de ce statut, vos obligations sont allégées. En effet, les seules obligations sont de tenir à jour un livre de recettes et dépenses, ouvrir un compte bancaire dédié, établir des devis et factures, conserver vos documents comptables et déclarer votre chiffre d’affaires (mensuel ou trimestriel).
Petites entreprises
Selon votre activité vos obligations seront différentes.
Les entreprises à bénéfices non commerciaux, ou BNC, doivent tenir une comptabilité de trésorerie, un livre journal et une liasse fiscale.
Les entreprises à bénéfices industriels et commerciaux, BIC, doivent pouvoir fournir, en plus, une comptabilité d’engagement.
Grandes entreprises
Ici, les obligations sont plus nombreuses :
- Enregistrement des flux de trésorerie de manière chronologique,
- Facturation avec les mentions obligatoires,
- Inventaire,
- Journal comptable,
- Grand livre,
- Comptes annuels avec un bilan comptable,
- Compte de résultat,
- Conserver les documents comptables pendant 10 ans.
Il est donc possible de tenir sa comptabilité soi-même sans obligation d’avoir recours à un expert-comptable.
D’ailleurs, si votre statut le permet, vous pourrez tout à gérer la comptabilité de votre entreprise avec le logiciel de compta Excel. Les logiciels de comptabilité tels que le logiciel sage, EBP compta ou quickbooks, pour ne citer qu’eux, vous permettent toutefois de :
- Générer des factures de manière chronologique,
- Automatiser l’intégration des factures de vente et d’achat dans les écritures comptables,
- Relier les comptes bancaires aux écritures,
- Éditer les comptes annuels pour les bilans de clôture,
- Réaliser un document répertoriant l’ensemble des écritures comptables, demandé en cas de contrôle fiscal.
Maintenant que vous connaissez vos obligations comptables, voyons comment tenir votre comptabilité étape par étape.
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Faire un plan de trésorerie
Une bonne gestion de trésorerie est cruciale pour la santé de vos finances. Grâce à cette feuille de calcul, vous pourrez suivre vos états financiers et vous éviter de mauvaises surprises.
Il s’agit donc de la deuxième étape pour faire votre comptabilité de manière autonome. Nous vous expliquons donc comment surveiller votre trésorerie grâce à un tableur Excel.
Commencez par renseigner les recettes et dépenses. Listez d’abord toutes les recettes :
- Chiffre d’affaires,
- Les capitaux propres,
- Les entrées sur le compte courant,
- Les crédits en cours,
- Les investissements,
- La facturation comprenant la TVA,
- Entre autres.
Ensuite, listez les dépenses comprenant les charges fixes et variables. Vous l’aurez compris, gérer la trésorerie c’est retranscrire de manière chronologique tous les mouvements du compte chaque mois.
Ainsi, vous serez capable de calculer le solde de trésorerie chaque mois, d’anticiper les actions comptables possibles et d’éviter le solde négatif.
Avec cette comptabilité analytique, vous êtes à même de revoir votre mode de facturation et de raccourcir les délais de paiement, consulter les comptes clients et relancer les paiements, prioriser certaines dépenses ou augmenter votre trésorerie.
Si vous constatez une trésorerie trop souvent négative, nous vous conseillons de faire appel à un cabinet d’expertise pour revoir votre modèle économique.
En parallèle, vous pouvez gérer les devis et factures avec Excel. D’ailleurs, à l’aide des formules vous pourrez automatiser cette tâche comme le numéro de devis ou le calcul des totaux.
Des modèles sont disponibles sur Internet pour vous aider à organiser votre tableau de bord. Ainsi, automatisez le calcul des totaux d’encaissement et décaissement, du solde de trésorerie et le report du solde de trésorerie pour le mois suivant.
Vous voyez, pas la peine d’investir dans un logiciel de comptabilité hors de prix. Avec du temps et de la patience, vous pourrez être autonome sur cette action.
Le plan de trésorerie peut effrayer de prime abord. Prenez le temps de le faire correctement, avec l’aide d’un expert ou en vous servant d’un modèle. La santé financière de votre entreprise/foyer en dépend.
Toutefois, notez que depuis le 1er janvier 2014, toutes les entreprises (hors autoentrepreneur et microentreprise) doivent pouvoir fournir un fichier électronique normalisé : le fichier des écritures comptables (FEC).
Il ne peut être créé que par un logiciel de gestion comptable. L’utilisation d’Excel a donc des limites légales qu’il faut bien prendre en compte.
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Mettre en place une comptabilité
La réalisation d’un tableau Excel se découpe en deux grandes parties.
La première consiste à réaliser l’architecture du tableau. Selon les informations à renseigner, vous pourrez renseigner les mois en abscisse et les opérations en ordonnée. N’oubliez pas les différents modes de recettes et dépenses ainsi que la TVA.
Ensuite, insérez les formules pour automatiser les calculs.
Une fois que vous aurez renseigné ces éléments, il ne vous reste plus qu’à compléter le tableau. Ainsi, vous pouvez consulter à tout moment la situation réelle de vos finances !
Pour les entreprises, la mise en place d’une comptabilité conforme peut demander l’aide d’experts-comptables, la mise en place d’un plan comptable, ainsi qu’un système de classement des pièces comptables.
En procédant de la sorte, vous êtes en charge des opérations de trésorerie et le comptable des opérations annexes telles que la déclaration de TVA, la gestion de la paie, la fin de l’exercice ainsi que les comptes annuels.
Voici les étapes à suivre pour mettre en place une comptabilité :
- Effectuer un plan comptable,
- Ouvrir un compte bancaire,
- Se renseigner sur les taxes de vente,
- Déterminer les paiements à réaliser,
- Gérer les dépenses,
- Gérer la trésorerie,
- Tenir les livres comptables.
Être organisé est le secret pour tenir une comptabilité rigoureuse. La création d’un tableau de bord de gestion est donc vivement conseillée.
Suivre une formation en comptabilité
Vous n’êtes pas doué avec les chiffres ? Vous lancez votre entreprise et n’avez pas forcément de notions comptables ?
Pas de panique, pour les novices, des formations Excel vous accompagnent pour gérer de manière optimale votre comptabilité sans expertise-comptable.
Vous souhaitez tenir vous-même votre comptabilité ? Il est recommandé de suivre une formation avant de se lancer, car tenir une comptabilité à jour n’est pas chose aisée !
Vous aurez le choix entre plusieurs possibilités :
- Les centres de formation,
- Les cours de comptabilité en école (BTS, DUT),
- Les formations Excel en ligne,
- Suivre des tutoriels sur internet,
- Les cours particuliers sur le logiciel Excel,
- Les plateformes de mise en relation élèves/professeurs,
- Et bien d’autres !
La formation professionnelle continue offre de belles perspectives pour prendre en charge sa compta. Très vite, vous maîtriserez les fonctionnalités incontournables du logiciel et gagnerez en autonomie et efficacité.
Bien sûr, tous les niveaux sont concernés, du débutant qui doit tout apprendre au niveau confirmé qui souhaite se perfectionner sur certains points du logiciel Microsoft Excel.
Pour financer votre formation, n’hésitez pas à consulter le solde votre CPF ou de voir si certaines leçons particulières sont déductibles des impôts.
Superprof propose d’ailleurs des cours en comptabilité partout en France. Vous n’avez qu’à renseigner votre niveau et votre ville, puis parcourir les fiches de nos professeurs pour trouver celui qui vous correspond.
Vous avez maintenant toutes les clés pour tenir vous-même votre comptabilité sur Excel ! Et surtout, en fonction de la taille de votre entreprise, n’hésitez pas à vous faire accompagner d’expert que sauront vous conseiller tant sur les obligations légales que sur la création d’un plan comptable général.
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