«  Un ami est celui qui vous ouvre si vous avez frappé, qui vous donne si vous demandez, sans tenir la comptabilité de ses dons.  », Francesco Alberoni

Avoir une vision claire de sa comptabilité de trésorerie permet d’anticiper ses opérations comptables et d’avoir un œil sur sa situation financière mois après mois. Il existe de nombreux logiciels comptables sur le marché tel que quickbooks, EBP ou le logiciel ciel. Pourtant, ils représentent une solution bien souvent complexe et coûteuse .

Si vous cherchez une solution de gestion et de présentation de données chiffrées , Excel, de la suite Microsoft Office, constitue un excellent compromis.

Maintenant, vous vous demandez quel est le bon logiciel pour tenir une comptabilité générale ? Dans quel cas est-il possible de gérer sa comptabilité seule ou encore quel modèle de comptabilité utiliser sur Excel ?

Superprof vous explique comment tenir sa comptabilité à jour grâce à Microsoft Excel.

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Compta : pourquoi opter pour le logiciel Excel ?

Vous souhaitez vous lancer avec ce logiciel de gestion comptable ? Superprof vous présente tout ce qu’il faut savoir sur cet outil.

Pourquoi opter pour le logiciel Excel ?
Issu de la célèbre suite bureautique Microsoft Office, Excel est un indispensable pour manier les chiffres et gagner du temps !

Souvent boudé des métiers de la comptabilité, Excel est pourtant un des outils comptables incontournables.

Vendu dans le pack Office, il peut servir pour réaliser tout type de comptabilité : comptabilité commerciale, comptabilité interne, comptabilité d’une entreprise, comptabilité analytique…

Ce logiciel comptable permet de mettre en place une comptabilité simplifiée, de développer des modèles comptables, de lier des données et d’automatiser certaines tâches répétitives.

Il est 100 % personnalisable ce qui signifie qu’après avoir effectué l’architecture de votre tableau et renseigné les formules de calcul dans les bonnes cellules, vous gagnez beaucoup de temps.

C’est donc un outil très intéressant pour les professionnels qui souhaitent passer plus de temps sur leur cœur de métier plutôt que de rentrer des écritures comptables à la chaîne !

Aussi, ce logiciel est disponible en mode saas, ce qui vous permet d’échanger avec vos collègues et de disposer de vos documents comptables sur tous vos appareils. Un véritable instrument collaboratif !

La majorité du temps, il est utilisé pour tenir sa comptabilité. Excel permet alors de traiter :

  • Les recettes et dépenses,
  • Réaliser un bilan comptable,
  • Gérer ses échéances,
  • Réaliser un prévisionnel,
  • Créer des livres comptables,
  • Générer des devis et factures,
  • Assurer une bonne gestion financière,
  • Consulter son flux de trésorerie,
  • Être informé de ses états financiers,
  • Et bien d’autres choses encore !

Microsoft Excel facilite donc la vie des particuliers et des professionnels dans leur gestion comptable et financière.

Certains sont tout de suite à l’aise avec Excel, d’autres doivent prendre des cours pour être à niveau. N’hésitez pas à chercher les astuces qui vous faciliteront la vie dans votre utilisation au quotidien.

Des raccourcis clavier, aux formules, en passant par les fonctions, le programme Excel utilise un langage logique.

Une fois que vous aurez compris son fonctionnement, nous sommes sûrs que vous serez à même de gérer rapidement une comptabilité classique.

Comment gagner du temps avec les modèles Excel ?

Les modèles font partie des « astuces » Excel qui vous aideront à gagner un temps précieux. Et oui, gérer la comptabilité sur Excel passe souvent par un modèle de référence.

Comment gagner du temps avec les modèles Excel ?
Le travail bureautique passe par la maîtrise de certains logiciels, dont Excel !

De nombreux modèles sont disponibles en natif sur le programme de comptabilité Microsoft Office. Rendez-vous dans la bibliothèque Excel pour une recherche par mot-clé.

Aussi, Internet est une mine d’or pour trouver votre bonheur ! Vous trouverez très facilement des modèles de :

  • Recettes et dépenses,
  • Bilan comptable,
  • Rapprochement bancaire,
  • Grand livre,
  • Et bien d’autres selon vos besoins !

Le modèle le plus utilisé est celui des encaissements et décaissements pour gérer sa trésorerie le plus efficacement possible et ainsi tenir une comptabilité rigoureuse.

Les entrées et sorties d’argent sont regroupées en écritures comptables sur une feuille de calcul. Ainsi, le particulier ou le chef d’entreprise peut consulter d’un coup d’œil l’état de ses finances et planifier ses opérations comptables à venir.

Ce tableau est une véritable aide à la décision si on le met à jour régulièrement.

Les modèles les plus courants sont celui du budget, les prévisionnels, les listes de contrôle de paiements des factures ou encore les projections de flux de trésorerie.

Le modèle du bilan comptable est aussi un coup de pouce non négligeable pour ceux qui se lancent avec un logiciel de gestion comptable.

Ce tableau dresse un état du patrimoine d’une entreprise à un instant T en synthétisant ses actifs et ses passifs. En général, il est réalisé à la clôture des comptes annuels.

En parallèle voici les pièces comptables qui composent ce bilan :

  • Les factures clients et fournisseurs,
  • Les bulletins de salaire pour enregistrer les salaires et les déclarations sociales,
  • Les relevés bancaires,
  • Le tableau des amortissements,
  • Le tableau des capitaux propres au cours de l’exercice comptable,
  • Le compte de résultat.

Le modèle de rapprochement bancaire vous permettra de contrôler la concordance de vos comptes en comparant les dépôts enregistrés avec vos comptes bancaires.

Enfin, le modèle du grand livre est très important, car il reprend toutes les écritures du journal. Véritable tableau de bord de votre comptabilité, une fois bien renseigné il sera capable d’automatiser le calcul des totaux du débit et du crédit ainsi que le solde du compte.

Pour télécharger les meilleurs modèles Excel, rendez-vous sur Coover, Independant, Lacompta ou Legalplace. Des dizaines de modèles sont disponibles et vous proposent une solution de gestion clé en main !

Prêt à télécharger un modèle Excel pour mettre en place le suivi de la comptabilité de votre foyer ou entreprise ?

Excel : quelle est l’utilité des fonctions ?

Vous vous demandez quelles sont les fonctions les plus utiles pour la gestion de la comptabilité ? Voici les meilleures fonctions pour une compta facile !

Quelle est l’utilité des fonctions Excel ?
Les formules sont très souvent utilisées dans un contenu dynamique. Pour faciliter l’utilisation de ces formules, Excel dispose d’une longue liste de « FONCTIONS ».

Les fonctions ont une utilité précieuse sur Excel. En effet, elles permettent de ne pas avoir à taper chaque formule plusieurs fois.

Voici les différentes catégories de fonctions que vous rencontrerez sur Excel :

  • Maths et trigonométrie,
  • Recherche et référence,
  • Financier,
  • Date et heure,
  • Texte,
  • Statistiques,
  • Base de données,
  • Ingénierie,
  • Informations,
  • Comptabilité.

Bien sûr, vous n’aurez pas à toutes les utiliser pour faire la comptabilité ou faire les déclarations fiscales de votre entreprise ou de votre foyer.

Celles qui vous serviront le plus sont les fonctions logiques, de recherche, date et heure ainsi que les fonctions texte.

La plupart des utilisateurs Excel utilisent les opérateurs logiques dans des formules simples pour comparer des données.

Avec les fonctions logiques SI, ET, OU, SIERREUR, notamment, vous pouvez étendre cette utilisation pour construire des formules plus élaborées afin d’effectuer des calculs complexes.

Les fonctions recherche permettent quand elles de retrouver très rapidement des informations parmi plusieurs feuilles de calcul.

Les fonctions Date et heure telles qu’ANNÉE, MOIS, JOUR, AUJOURDHUI, NO.SEMAINE vous permettent de naviguer dans la feuille de calcul en filtrant par mot-clé.

Enfin, les fonctions de texte permettent de gérer les informations textuelles qui sont souvent utilisées en parallèle des chiffres.

En bonus, voici les fonctions que vous utiliserez très couramment en compta :

  • SOMME,
  • SOMMEPROD,
  • SOUS.TOTAL,
  • ARRONDI,
  • ARRONDI.SUP,
  • PRODUIT,
  • TRONQUE,
  • ABS,
  • PUISSANCE,
  • RACINE.

Par où commencer pour mettre en place sa comptabilité sur Excel ?

Il n’y a pas de secret pour mettre en place une comptabilité avec Excel : il y a quelques grandes étapes à respecter !

Par où commencer pour mettre en place sa comptabilité sur Excel ?
Pour mettre en place la comptabilité d’une entreprise, vous devrez dans un premier temps faire le choix d’un logiciel de comptabilité, d’un expert-comptable, mettre en place un plan comptable ainsi qu’un système de classement des pièces justificatives. Tout un programme !

Première étape incontournable : se renseigner sur vos obligations légales. En effet, elles ne sont pas les mêmes pour les particuliers, les autoentrepreneurs et les TPE et PME.

Même si dans tous les cas vous pourrez gérer vous-même votre comptabilité en interne, les entreprises sont dans l’obligation de fournir un fichier électronique normalisé, ou FEC.

Elles se verront donc contraintes de passer par un cabinet d’expertise comptables pour déléguer cette mission.

Toutefois, le plan de trésorerie peut tout à fait être géré en interne.

Pour ne rien oublier, voici les grandes étapes d’un cycle comptable :

  • L’analyse des transactions,
  • L’enregistrement et comptabilisation des écritures,
  • La préparation d’une balance générale non ajustée,
  • La préparation des écritures d’ajustement,
  • La préparation d’une balance générale ajustée,
  • La préparation et finalisation des états financiers.

Aussi, les novices ou les entrepreneurs peuvent suivre une formation Excel en centres de formation, en leçons privées ou via des tutos en ligne pour améliorer ou compléter leurs compétences et ainsi garder un maximum d’autonomie.

Certaines formations peuvent être financé par le CPF ou déductibles des impôts. Ce serait dommage de s'en priver !

Nous espérons que cet article vous a informé sur le champ des possibles qu’offre le progiciel Excel. Il ne vous reste plus qu’à vous lancer et explorer toutes les fonctionnalités de ce merveilleux outil.

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Chloé