« Le meilleur moyen de prévoir le futur, c’est de le créer », Peter Drucker
On ne vous présente plus le célèbre logiciel de gestion comptable Excel. Édité chez Microsoft Office, il est présent dans tous les ordinateurs équipés de la suite bureautique qui vous facilite la vie !
Idéal pour gérer sa comptabilité, organiser des données comptables, faire de la gestion de trésorerie ou créer des graphiques, ce programme de comptabilité représente gain de temps précieux. Et encore plus si vous connaissez les quelques fonctions indispensables !
Superprof a répertorié les fonctions les plus utiles pour enchaîner les lignes comptables avec brio et mettre en place une comptabilité sur Excel !
Quelles sont les principales fonctions à connaître sur Excel ?
Le logiciel de compta Excel regroupe un ensemble de formules prédéfinies appelées fonctions.
Grâce à cette liste, vous gagnerez du temps à ne pas taper chaque formule à chaque fois, le tout est de connaître les essentiels !
Maîtriser les fonctions vous permettent d’assurer la bonne tenue de votre comptabilité, que vous soyez un autoentrepreneur, chef d’entreprise ou un salarié d’un cabinet comptable garantissant la gestion de la comptabilité de TPE et PME.
Pour ceux qui ne savent pas ce qu’est une formule, nous allons faire un petit rappel. Si vous souhaitez additionner 10 et 10 sur Excel, il vous faudra renseigner la formule suivante dans la cellule concernée :
=10 +10
C’est grâce à cette formule qu’Excel peut effectuer le calcul. Cela paraît simple en prenant pour exemple une addition, mais nous assurons que cela peut se compliquer si le calcul dépend d’autres cellules. On parle ici de contenu statique.
Pour un contenu dit dynamique, la formule mettra en scène différentes cellules pour rentrer en interaction. Par exemple :
=C4+G9
En résumé, le contenu statique affiche un résultat sans dépendre d’autres cellules alors que le contenu dynamique va découler d’autres cellules.
Les formules sont très utiles pour les contenus dynamiques. Et pour faciliter la vie des experts-comptables, une longue liste de fonctions est disponible sur ce logiciel de gestion.
Alors pas la peine d’investir dans un logiciel de comptabilité onéreux comme sage one, ciel compta ou quickbooks. Avec Excel et ses fonctions, la tenue de la comptabilité devient un jeu d’enfant.
Adieu l’expert-comptable pour gérer vos documents comptables, il vous sera simple de gagner du temps dans vos écritures comptables grâce à nos conseils !
Les fonctions offrent de faire des opérations comptables :
- Mathématiques,
- Statistiques,
- Logiques,
- Par rapport aux dates,
- Par rapport au texte,
- De recherche de données.
Découvrons maintenant toutes les fonctions essentielles à la bonne utilisation de Microsoft Excel, celles qui vous permettront faire vos déclarations fiscales, fournir les pièces comptables demandées par votre banquier, générer votre compte de résultat et suivre vos états financiers.
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Les fonctions pour une compta facile
Une fonction se présente comme telle :
=NOM DE LA FONCTION (PARAMETRES s’il y en a)
Plusieurs solutions sont possibles pour renseigner la fonction que vous souhaitez appliquer.
Si vous connaissez la fonction, entrez = suivi du nom de la fonction. Cette solution est couramment utilisée dans les métiers de la comptabilité. D’ailleurs, Excel garde en mémoire vos utilisations courantes et vous propose la fonction associée en tapant seulement les premières lettres.
Aussi, vous pouvez vous rendre directement dans l’onglet « Formules » du menu, puis dans « Bibliothèques de fonctions ». Dans le menu déroulant, vous n’avez plus qu’à sélectionner la fonction désirée. De là, une fenêtre s’ouvre ou vous devrez renseigner différents champs.
Enfin, toujours en partant de la « Bibliothèque de fonctions » du menu « Formules », choisissez « Insérer une fonction ». Dans la fenêtre qui s’ouvre, instruisez une description de la fonction, soit sélectionnez une fonction dans la liste déroulante.
Vous comprenez maintenant l’intérêt pour cette fonctionnalité ! Que ce soit pour les petites entreprises ou les grandes entreprises, tenir une comptabilité sera facilitée. Vous aurez plus de temps à consacrer à votre cœur de métier avec cette automatisation.
Les fonctions mathématiques sont très souvent utilisées. Elles sont répertoriées dans le menu des formules « Maths et trigonométrie ».
Voici les plus connues :
- SOMME permet de connaître la somme d’une série de données,
- SOMMEPROD permet d’effectuer horizontalement le produit de deux valeurs situées dans des colonnes différentes et d’en additionner les résultats,
- SOUS.TOTAL renvoie le sous-total d’une série de nombres filtrés dans une base de données,
- ARRONDI arrondit un nombre selon le nombre de chiffres après la virgule spécifiée,
- ARRONDI.SUP arrondit un nombre en ajoutant toujours 1 à la dernière décimale employée si la première décimale éliminée est supérieure à 0,
- PRODUIT multiplie les données,
- TRONQUE élimine les décimales d’un nombre,
- ABS renvoie la valeur absolue d’un nombre,
- PUISSANCE calcule la puissance d’une donnée,
- RACINE évalue la racine carrée d’un nombre.
Selon le type de comptabilité que vous tenez, vous aurez une utilisation particulière de ces fonctions. Trésorerie, facturation, TVA, écritures, rapprochement, vous trouverez forcement vos indispensables !
Voyons maintenant quelles autres fonctions peuvent vous faciliter la vie.
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Les fonctions logiques
Pour définition, « le choix des valeurs retournées par les fonctions logiques résulte de conditions exprimées par un ou des tests logiques. Les tests logiques n’ont que deux réponses possibles : VRAI ou FAUX. Ces tests s’écrivent à l’aide d’opérateurs logiques tels que les opérateurs de comparaison. »
La liste des fonctions logiques est beaucoup étendue que certaines autres fonctions. Nous vous présentons les plus importantes.
SI
Ici le résultat ne peut être que VRAI ou FAUX. La valeur choisie sera donc égale au résultat du test logique. Elle impose une condition.
En voici la syntaxe :
=SI (test_logique ; [valeur_si_vrai] ; ; [valeur_si_faux]
Ne vous inquiétez pas, il est beaucoup plus simple à mettre en application qu’il n’y paraît.
ET
Renvoie VRAI si tous les arguments sont VRAI. Elle permet de faciliter l’écriture comptable de la fonction SI.
ET signifie qu’une ou plusieurs conditions doivent être respectées pour être VRAI.
OU
Dans la même lignée, la fonction OU renvoie VRAI si un argument sont VRAI. En fait une des deux ou plusieurs conditions doivent être VRAI pour être appliquées.
En voici les écritures comptables :
- =ET [condition1 ; [condition2] ;…],
- =OU [condition1 ; [condition2] ;…].
SIERREUR
Renvoie une valeur que vous spécifiez si une formule génère une erreur, sinon elle renvoie le résultat de la formule.
=SIERREUR [valeur ; valeur_si_erreur].
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Les fonctions de recherche
Pour cette fonction, rendez-vous dans la catégorie « Recherche et référence » du menu déroulant.
Dans cette catégorie, le menu est plus long. C’est pour cela que nous allons nous centrer sur les fonctions les plus importantes.
S’il n’y en avait que quelques-unes à retenir, la liste serait la suivante :
- COLONNE pour obtenir le numéro d’une colonne,
- RECHERCHE permet de rechercher des valeurs dans le tableau,
- RECHERCHEV permet de rechercher une valeur dans un tableau et de renvoyer à une valeur associée,
- RECHERCHEH permet de rechercher une valeur dans un tableau de manière horizontale,
- TRANSPOSE transforme les lignes en colonnes et inversement.
Ces fonctions sont de précieux outils comptables et idéals pour retrouver des informations comptables facilement.
Une fois que vous les maîtrisez, la comptable et financière devient plus évidente !
Les fonctions date et heure
Vous faites de la gestion financière, de la comptabilité générale ou vous avez besoin de réaliser un plan comptable et de tenir à jour des tableaux de bord ?
Les fonctions vous facilitent la vie, encore faut » il les connaître.
Les fonctions DATE et HEURE permettent de trouver rapidement des informations temporelles.
Voici quelques exemples :
- ANNEE,
- MOIS,
- JOUR,
- JOURSEM,
- AUJOURDHUI,
- MAINTENANT,
- NO.SEMAINE.
Ces fonctions sont très utiles pour naviguer dans une feuille de calcul lors d’un contrôle fiscal ou pour les déclarations sociales ou pour toutes les personnes tenant une comptabilité depuis longtemps.
Les données sont alors filtrées par année, mois, jour ou numéro de semaine. Dans le jargon de l’expertise-comptable, on l’appelle le numéro de série. D’ailleurs Excel prend pour référence numéro 1 le 1er janvier 1900. Pour connaître le numéro de série du jour J, le logiciel de comptabilité compte le nombre de jours écoulés depuis cette date !
Les fonctions de texte
Aussi très appréciées dans le monde de la comptabilité analytique et de la comptabilité et gestion, les fonctions de texte sont un avantage de taille pour tenir la comptabilité d’une entreprise et se retrouver dans son tableau de bord.
Il n’y a pas que des chiffres pour tenir sa comptabilité. En effet, dans les comptes annuels, les notes de frais, vous retrouverez souvent du texte associé. C’est pour cela que des fonctions dédiées existent.
Vous le savez dans la gestion d’entreprise et la gestion commerciale, rien ne doit être laissé au hasard.
Pour vous aider, retrouvez les fonctions clés de la catégorie TEXTE :
- CNUM retranscrit seulement les chiffres,
- CONCATENER,
- MAJUSCULE renvoie tout le texte en majuscule,
- MINUSCULE renvoie tout le texte en minuscule,
- NBCAR compte et retranscrit le nombre de caractères d’une chaîne de texte,
- NOMPROPRE ajoute une majuscule au début de chaque mot,
- REMPLACER remplace les caractères d’une cellule par celle sélectionnée,
- SUBSTITUE.
Vous avez maintenant toutes les informations pour assurer votre saisie comptable, gérer vos comptes bancaires et gérer la situation financière de votre foyer ou de votre entreprise avec Excel. Les fonctions vous feront gagner un temps précieux, quel que soit votre secteur d’activité.
Du rapprochement bancaire à l’exercice comptable en passant par la navigation entre différents comptes clients, toutes ses fonctions vous permettront d’automatiser de nombreuses tâches répétitives !
Pas besoin d’investir dans des logiciels de comptabilité hors de prix pour faire sa comptabilité et pas de paramétrage à faire, toutes ces fonctionnalités font parties du logiciel. Microsoft propose un essai gratuit d’un mois pour vous essayer à ce logiciel comptable.
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