L'informatique est une science, mais ses résultats sont une technologie.
Bertin Mazunze
Pour une gestion professionnelle efficace, pour améliorer la présentation d'un cours, ou pour une meilleure organisation au quotidien, Excel s'est rapidement imposé comme un outil de taille dans le monde.
Formules, tableaux, cellules, ses nombreuses fonctionnalités permettent aussi bien d'obtenir un graphique que de faire un calcul simple. Avec Word ou PowerPoint, ce logiciel s'est imposé comme un véritable indispensable de la bureautique, développé par Microsoft.
d'utilisateurs du pack Office.
Un chiffre qui résonne comme une confirmation que, pour réaliser des graphiques, pour faire des calculs complexes ou pour fusionner des colonnes, Excel est un logiciel dont on ne peut se passer, sur Windows ou sur Mac. Mais des feuilles les plus simples au tableau le plus complexe, Excel a bien des secrets.
Voici tout ce qu'il faut savoir en un clic pour en comprendre les secrets !
Pourquoi faut-il maîtriser le logiciel Excel ?
Parmi les fonctions développées par Microsoft, Excel possède bon nombre d'outils qui ne seront pas toujours utiles à tout le monde. C'est la raison pour laquelle on peut légitimement se demander : pourquoi faut-il maîtriser Excel ?
En réalité, quiconque commence à s'y intéresser comprend qu'un tableur peut servir à tout un chacun. Car Excel, ça n'est pas que des formules étranges et des graphiques obscurs, loin s'en faut ! Le logiciel a plus d'un tour dans son sac.
En premier lieu, la gestion d'Excel permet de postuler plus facilement en entreprise. En effet, aujourd'hui, la suite bureautique Microsoft Office fait partie des cordes qu'un futur employé peut avoir à son arc pour faire la différence.
De la facturation la plus basique à l'analyse de données financières, la maîtrise d'Excel est aujourd'hui une compétence basique dans le milieu professionnel. Basique, si bien que les travailleurs indépendants y trouveront également un grand intérêt dans leur travail. Qu'il s'agisse de calculs automatique fait par le tableur, en passant par une gestion optimale des stocks de sa boutique, Excel est un outil de taille.
Il permet ainsi de gagner en productivité, puisqu'il est possible d'automatiser certains calculs, et plus globalement : de faciliter le quotidien d'un patron ou d'un employé.
De plus, Excel est un logiciel qui permet de soigner davantage sa mise en page, plutôt qu'un tableau ou un graphique réalisé soi-même. Des lignes claires, des colonnes aérées, autant de détails qui feront la différence pour une meilleure présentation, et une plus grande crédibilité professionnelle !
En plus d'être un outil quasi-indispensable pour certaines personnes, Microsoft Excel est aussi un logiciel économique. En effet, s'il est payant une première fois (via le Pack Office), la licence est conservée à vie, quel que soit le support sur lequel on s'en sert. Hormis le coût d'achat, aucun coût supplémentaire n'est à prévoir. Une fois acheté, vous possédez une licence exploitable à vie, et ce, peu importe l’appareil que vous utilisez. C'est toujours bon à prendre !
Enfin, au quotidien, Excel est un outil parfait pour soulager la charge mentale de la vie de tous les jours :
Gérer son compte en banque (dépenses, entrées d'argent, etc.)
Gérer l'emploi du temps journalier de chacun de ses enfant
Préparer les budgets des menus des jours à venir.
Autant d'actions que permet de réaliser Excel sur son ordinateur. Cela paraît simple, mais en réalité, ces usages pourraient bien changer la vie de certaines personnes côté organisation !
Quels sont les avantages et inconvénients d'Excel ?
Certes, Excel est un outil plus qu'important pour bon nombre de personnes, qui trouvera sa place dans un bureau comme dans un foyer. Mais si un grand nombre de personnes l'utilise, cela ne veut pas dire qu'il est parfait ! En effet, on retrouve différents avantages et inconvénients à Excel.
À l'origine d'Excel, on retrouve l'ingénieur hongrois Charles Simonyi, immigré aux États-Unis. En 1981, ce dernier crée ce qui sera les balbutiements du logiciel. À noter qu'il a également fait naître le logiciel de traitement de texte Word. De toute évidence, une bonne recrue chez Microsoft !
Du côté positif, il semble assez évident, lorsqu'on a utilisé Excel une première fois dans sa vie, de dire qu'il s'agit d'un logiciel assez simple d'utilisation. En effet, nul besoin d'être un as en informatique pour comprendre l'essentiel de ses fonctionnalités.
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De plus, Excel permet de manipuler des données de façon efficace. Il est possible de trier et filtrer ces dernières de toutes les manières suivantes :
- Par ordre alphabétique croissant ou décroissant (de A à Z ou de Z à A),
- Par couleur,
- Par valeur,
- Par nombre,
- Par date et heure,
- Par icône, etc.
En plus d'avoir une interface claire, Excel garantit de pouvoir personnaliser ses feuilles de calculs, grâce à :
Des couleurs
Différentes polices
Des bordures et autres arrière-plans.
Autant de petits détails qui, mis bout à bout, favorisent le sentiment d'être sur un logiciel agréable, et particulièrement efficace pour la gestion de projet comme la comptabilité ou la gestion de stocks.
Par ailleurs, à noter que, dans ses avantages, Excel offre une très bonne compatibilité avec les autres logiciels Microsoft, à l'instar de PowerPoint.
Mais le logiciel possède également quelques inconvénients !
Par exemple, un trop grand nombre de données peut rapidement ralentir un ordinateur moins adapté. De plus, Excel ne prévient pas en cas d'erreur de formule, et continue son calcul, quitte à ce que les conséquences soient mauvaises. Il est donc important de rappeler que la vigilance est toujours de mise, même avec un logiciel automatisé.
En parallèle, lorsqu'on souhaite manipuler des fichiers ou des données un peu complexes, être débutant devient vite un frein avec Excel. Enfin, les données ne sont pas toujours sécurisées de façon optimale, et il est important de, perpétuellement, enregistrer, mais aussi protéger au mieux ses données, ne serait-ce qu'avec un mot de passe.
Quels logiciels peut-on utiliser pour remplacer Excel ?
Cellule, calcul automatique, classeur, formule, autant d'outils qu'il est possible de maîtriser via Excel, mais pas seulement ! En effet, sur le marché du tableur, il fait figure de favori, mais il n'est pas le seul logiciel disponible.
Choisir une alternative à Excel, c'est comprendre qu'il existe d'autres applications à télécharger, d'autres fonctionnalités à utiliser, dont chaque version possède ses propres rouages.
Bien évidemment, qu'il s'agisse de transformer des fichiers, de faire un calcul de données simple ou de lister des informations par ordre alphabétique, Excel s'impose comme la version la plus puissante. Mais il existe également des sites et applications différentes et/ou complémentaires.
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Parmi les applications payantes pour remplacer Excel, on retrouve :
Smartsheet : pour une bonne gestion de projet, pour stocker des bases de données externes, ou pour une accessibilité avec internet via le cloud. Point négatif : Smartsheet est onéreux par rapport à la concurrence : 9€ par mois environ.
Zoho Sheets : il s'agit là de la version upgradé d'Excel, qui, pour 40€, permettra d'avoir la licence pour collaborer en équipe sur des tableaux et autres données. À noter quelques bugs à certains moments.
Côté applications gratuites, on retrouve :
Google Sheets, ou "Feuilles" de Google : un tableur à la fois performant et facile d'utilisation, qui comporte bon nombre de fonctionnalités similaires à Excel.
On peut ainsi y partager une feuille de calcul, synchroniser simplement son tableau avec toute la suite Google, ou encore sauvegarder simplement grâce à internet. Mais, bien évidemment, Google Sheets est une application qui ne propose pas exactement la même fonction d'éditeur qu'Excel, aussi bien sur le format des tableaux que sur le type de taches à effectuer.
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Pour remplacer Excel parmi les versions gratuites, on retrouve également Calc, autrement appelé Libre Office Calc. Porté par une présentation plus simple, Calc est un type de tableur qui permet de se faire la main en ligne, quel que soit le niveau des utilisateurs. De l'avis général, un bon moyen pour se donner envie de passer à Excel !
Avis à celles et ceux qui ne disposent pas d'un Android ou d'un PC, mais bien d'un Mac : Numbers peut également s'imposer comme un outil de taille pour remplacer Excel. En effet, créée par Apple, cette application permet de faire des calculs classiques, ou d'ajouter des vidéos dans les feuilles.
À noter que cette version gratuite ne l'est que pour un temps, avant de nécessiter de passer à la version payante ! Mais quel que soit le prix, Excel reste et restera une référence pour plus d'un utilisateur. Encore faut-il apprendre à en maîtriser tous les outils, que l'on fasse du code ou du simple texte !
Comment faire pour maîtriser le logiciel Excel ?
Sur Windows ou sur Mac, maîtriser le logiciel Excel, c'est d'abord comprendre qu'il s'agit d'un logiciel riche, très riche ! Un logiciel qui ne se résume pas qu'à enchaîner les données et les lignes de calcul, loin s'en faut :
fonctions. Rien que ça !
Mais justement, pour réussir à assimiler tout ce que ce type de logiciels a à nous offrir, on peut se retrouver un peu perdu. En premier lieu, il convient d'apprendre les bases des outils d'Excel, ainsi que son vocabulaire. Par exemple, saviez-vous que les feuilles de calcul de ce logiciel sont complètement illimitées ? Ou presque :
Malgré cette perception de calculs "illimités", une feuille Excel est en réalité composée de ce nombre de lignes et de colonnes. Il faut quand même quelques heures de saisie de données avant d'en voir le bout... Et le record détenu par Hunter Hobbs est justement de 9 heures et 36 minutes.
Excel possède donc de nombreuses fonctions, qui correspondent à autant d'usages que de corps de métiers. Parmi ces fonctions, on retrouve :
- Les fonctions mathématiques et trigonométriques,
- Les fonctions logiques,
- Les fonctions de statistiques,
- Les fonctions de date et heure,
- Les fonctions de texte,
- Les fonctions de recherche et de référence.
Et pour réussir à avoir la main sur tout ceci, il est plus judicieux de procéder par étape, niveau par niveau :
Apprendre les raccourcis et la mise en forme des cellules.
Commencer à utiliser les formules de bases, créer des graphiques ou formater des feuilles.
Gérer des formules plus complexes, ou utiliser un classeur pour un usage bien spécifique.
En procédant par étapes, il sera déjà plus facile de comprendre les rouages de logiciels aussi complets que celui-ci.
On peut, bien évidemment, s'y initier par ses propres moyens, en se documentant grâce aux supports que le web offre aujourd'hui :
Vidéos YouTube
Podcasts
Articles en ligne
De nombreux tutoriels gratuits existent aujourd'hui, et sont une solution parfaite pour comprendre ce que l'on peut faire avec son fichier grâce à Excel.
Toutefois, avec une formation payante (entre 500 et 1500 euros) dans un institut permet d'avoir un appui professionnel pour aller plus loin que les informations de base. Parmi les instituts connus en France, on pourrait notamment citer :
- Formexcel, un institut basé dans le Nord de la France,
- BelFormation, qui comprend plusieurs instituts dans les grandes villes,
- Elan SAS, une référence française pour les formations d'informatique,
- Equinoxe, une autre référence nationale.
En parallèle, des certifications en ligne sont également disponibles, afin d'ajouter une compétence concrète à son CV auprès d'un employeur.
Du Microsoft Office Specialist (MOS) au certification TOSA (Test On Software Application), vos fichiers n'auront plus de secret pour vous !
Et enfin, comment ne pas penser à Superprof pour vous former de façon complète, mais aussi pour travailler un point précis. Nos enseignants sont à votre disposition, où que vous soyez, quel que soit votre niveau, pour que certains mots comme "fonction", "code", "cellule" ou "macros" ne soient plus obscurs pour vous !
Vous voici paré à exceller comme personne dans la maîtrise d'Excel !
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