"L’informatique n’est qu’un outil, comme un pinceau ou un crayon. "
Griffo, illustrateur belge.
Excel, comme les autres produits Microsoft (Word, Powerpoint, etc.) est un outil informatique utilisé par une grande majorité d'entre nous.
Entrepreneurs, étudiants, salariés, professeurs et autres usagers font appel à ce programme dans un souci de gestion et d'organisation au quotidien.
Bien que démocratisé aujourd'hui, utiliser Excel n'est pas une mince affaire pour tous. Il peut en effrayer certains alors que d'autres naviguent sur leurs tableurs sans aucune difficulté apparente.
Alors, quels sont les avantages et les inconvénients à utiliser Excel ?
On vous en dit plus juste après !
Les avantages du logiciel Excel et de son utilisation
Choisir d'utiliser Excel présente de nombreux avantages. Simplicité, efficacité et rapidité sont les maitres mots de ce tableur à la portée de tous.
Voici la liste non exhaustive des atouts du logiciel Excel.
Sa facilité d'utilisation
Excel est facile à utiliser, même pour les débutants ou les personnes peu enclines à l'informatique.
Les feuilles de calcul sont organisées en lignes et en colonnes, ce qui rend la navigation fluide et facile.
La plupart des fonctionnalités sont accessibles via des icônes sur la barre d'outils que l'on retrouve dans Word ou d'autres programmes, elles sont presque devenues universelles.
Et comme tous les logiciels de la suite Office, vous pouvez toujours revenir en arrière en cas d'erreur.
La capacité à manipuler les données
Excel est un outil puissant pour la manipulation de données.
Il permet de trier, filtrer, regrouper et analyser les données que vous souhaitez en seulement quelques clics.
Avec Excel vous pouvez trier et filtrer de toute les manières suivantes :
- Par ordre alphabétique croissant ou décroissant (de A à Z ou de Z à A),
- Par couleur,
- Par valeur,
- Par nombre,
- Par date et heure,
- Par icône, etc.
Les formules et les fonctions intégrées facilitent les calculs et les analyses plus complexes.
Avec Excel il est quasiment impossible de faire une erreur de calcul !
Une visualisation claire des données
Excel permet de créer des tableaux et des graphiques pour visualiser les données à exploiter en un seul coup d'œil.
Le but ? Mettre en évidence uniquement les informations dont vous avez besoin.
Les tableaux croisés dynamiques permettent, comme leur nom l'indique, de croiser plusieurs tableaux pour en extraire des informations pertinentes et affinées.
Vous pouvez même réaliser des prévisions en fonction des chiffres et données que vous avez renseignées au préalable.
La personnalisation, pour un fichier Excel adapté aux besoins
Excel offre une grande flexibilité quant à la personnalisation des feuilles de calcul.
Les utilisateurs peuvent personnaliser les couleurs, les polices, les bordures mais aussi les arrière-plans pour créer des feuilles de calcul uniques en corrélation avec leurs besoins.
Vous pouvez même créer une feuille de calcul aux couleurs de l'arc en ciel si vous le souhaitez, la preuve :
Amusant, non ?
La compatibilité avec les autres logiciels Microsoft
Excel fait partie de la suite Microsoft Office, ce qui signifie qu'il est compatible avec les autres logiciels de la suite tels que Word et PowerPoint par exemple.
Les utilisateurs peuvent facilement copier et coller des données entre les différents outils, un gain de temps précieux lorsque vous devez rédiger des rapports d'analyses ou des comptes-rendus.
Le logiciel Excel est idéal pour la gestion de projet
Excel est un des outils de gestion de projet les plus populaires car il permet un suivi régulier des tâches à réaliser dans le respect des échéances imparties.
Les utilisateurs d'Excel peuvent par exemple créer des graphiques de Gantt pour visualiser le calendrier de leur projet en cours et suivre l'état d'avancement au fil des jours, des semaines voire des mois ou des années.
On vous donne une astuce pour en créer un facilement et rapidement :
N'hésitez pas à vous abonner à ce compte sur Tik Tok, il regorge d'astuces et de conseils pour exploiter absolument toutes les fonctionnalités d'Excel.
Utiliser Excel pour optimiser la gestion de stocks
Excel est également utilisé pour la gestion de stocks matériels ou immatériels.
Les utilisateurs peuvent ainsi suivre les niveaux et les mouvements de stocks à l'aide de fonctions intégrées.
Les feuilles de calcul peuvent aussi être utilisées pour suivre différentes données précieuses comme :
- Les coûts de production,
- Les marges,
- Les dates,
- Les rotations de stock, etc.
C'est un outil précieux pour les commerces physiques et les sites de vente en ligne.
Cela leur permet également d'établir des prévisionnels de vente ou d'activité. Des documents indispensables lorsque vous souhaitez contracter un crédit professionnel auprès d'un organisme de financement.
Il existe une compétition internationale sur le logiciel Excel, la Financial Modeling World Cup.
Ce tournoi regroupe des centaines de pros d’Excel issus de l'univers de la finance qui se mesurent les uns aux autres afin de décrocher le titre de champion d’Excel. Il existe même une catégorie freestyle !
Les inconvénients et les limites d'Excel
Bien que facile d'utilisation dans ses fonctionnalités de base, Excel connait aussi des inconvénients et des limites d'exploitation à prendre en compte.
On vous les détaille.
Une limite de gestion de données
Bien qu'Excel soit un outil puissant pour la manipulation de données, il peut connaitre certaines limites.
Par exemple, les feuilles de calcul volumineuses peuvent ralentir l'ordinateur ou même causer des plantages.
De plus, la taille des fichiers peut être limitée par la capacité de stockage de l'ordinateur.
Des différences notables entre le logiciel Windows et l'appli Web
Vous pouvez travailler sur Excel de plusieurs façons :
- En ligne à l'aide d'une connexion internet et de l'achat d'une licence,
- Sur le logiciel (après l'avoir acheté puis installé) depuis un ordinateur classique,
- Sur Mac.
Chacune de ces trois possibilités présente des caractéristiques et des limites d'utilisation qui lui sont propres.
Excel sur le Web ressemble beaucoup à l’application Excel bureau. Il y a toutefois quelques différences importantes à prendre en compte.
Ainsi, travailler sur Excel en ligne est plus limitant que sa version logiciel sur un poste de travail dédié.
Vous aurez moins d'outils et de fonctionnalités à votre disposition ce qui peut poser problème surtout lors d'une utilisation avancée.
Aussi, certains formats ne sont pas supportés sur la version en ligne.
Un risque d'erreur à ne pas négliger
Excel est un outil puissant, mais il peut s'avérer risqué si les formules et les fonctions ne sont pas correctement appliquées.
Il faut constamment faire attention lorsque l'on copie/colle des formules dans son tableau, lors de l'extension d'une colonne ou lorsque l'on travaille sur plusieurs onglets par exemple.
Les erreurs peuvent conduire à des analyses faussées et avoir ainsi des répercussions importantes sur les stratégies d'entreprise.
La difficulté à travailler avec des modèles complexes
Bien que simple d'utilisation pour ce qui est du tableur basique, Excel peut s'avérer difficile à manipuler pour des modèles de données complexes ou des analyses statistiques avancées.
Les utilisateurs doivent être formés à l'utilisation de formules et de fonctions avancées.
De nombreuses entreprises proposent des formations et certifications Excel à leurs employés pour qu'ils arrivent à exploiter pleinement le potentiel de ce logiciel.
Des cours particuliers d'informatique avec une spécialité Excel sont aussi disponibles pour tous.
On dénombre pas moins de 900 professeurs d'Excel chez Superprof 😊
Utiliser Excel peut générer stress et frustration
Bien que Excel soit facile à utiliser dans ses fonctionnalités basiques, il peut être stressant de se lancer dans des analyses plus avancées lorsque l'on est débutant.
Au-delà du simple découragement, cela peut conduire à une perte de temps et à une baisse de la productivité.
Il existe un nombre incroyable de tutos Excel en ligne, n'hésitez pas à les regarder encore et encore lorsque vous rencontrez des difficultés.
Microsoft a crée une véritable bible numérique pour vous aider pas à pas dans votre prise en main d'Excel et de ses fonctionnalités.
Il existe même des formations complètes Excel 365 gratuites sur Youtube :
Des limites à la collaboration entre utilisateurs
Bien qu'Excel soit un outil collaboratif à la base, on peut y imposer des limites.
Les feuilles de calcul peuvent être verrouillées ou modifiées par accident (ou par choix), ce qui peut entraîner des conflits entre les utilisateurs.
Le cloisonnement des données d'un tableau ne permets plus une lecture transversale de celles-ci et limite de fait leur exploitation et leur partage.
La sécurité des données remise en question
Excel peut être vulnérable à la perte de données en cas de panne de l'ordinateur ou de bug de l'application.
De plus, les feuilles de calcul peuvent être piratées ou compromises si elles ne sont pas correctement sécurisées par leurs utilisateurs.
Vous l'aurez donc compris, utiliser Excel peut être un vrai atout dans votre quotidien. Créer un tableau de données peut se révéler un réel gain de temps si l'on sait l'exploiter correctement.
Pour les plus frileux, on vous invite à suivre une formation Microsoft en ligne ou à faire appel à un prof particulier d'informatique pour vous aider à réaliser vos premiers tableurs.
Alors, c'est qui qui excelle maintenant ?
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