"Excelle, et tu vivras"
Jean Joubert, écrivain
Si cette citation n'a pas de lien direct avec le logiciel dont il est question ici, elle est en revanche intéressante car elle peut s'interpréter de différentes manières. Bien connaître Excel permet en effet de bien vivre, surtout professionnellement. Sans que cela ne devienne une obsession, bien maîtriser Excel peut s'avérer indispensable selon votre corps de métier. Et le travail n'est pas sans peine, comme le montre le chiffre ci-dessous.
rien que ça !
Cela représente des milliards de possibilités en termes de saisie et de gestion de données informatiques. C'est donc un outil qui n'a pas qu'une seule fonction, il offre de véritables vocations et opportunités. Pour cela, il faut en comprendre les basiques.
Comprendre les basiques d'Excel
Le logiciel Excel, développé par Microsoft en 1987, est aujourd'hui un incontournable des entreprises et du quotidien. Savoir maîtriser l'outil peut ainsi créer de réelles opportunités de développement personnel et professionnel.
Pour cela, il faut apprendre les basiques de l'outil et comprendre ses usages : qu'est-ce qu'une ligne ? Une colonne ? Une fonction et des cellules sous Excel ?
Excel et les formules de base
Excel consiste en un outil comprenant des feuilles de calculs complètement illimitées, sur lesquelles vous pouvez appliquer l'une des 481 fonctions pré-enregistrées. Le logiciel offre des opportunités simples et complexes pour faire des calculs mathématiques, que le cerveau humain ne serait pas capable d'absorber. Parmi les principales fonctions informatiques d'Excel, on retrouve :
- Les fonctions mathématiques et trigonométriques,
- Les fonctions logiques,
- Les fonctions de statistiques,
- Les fonctions de date et heure,
- Les fonctions de texte,
- Les fonctions de recherche et de référence.
1 048 576 lignes et 16 384 colonnes
Malgré cette perception de calculs "illimités", une feuille Excel est en réalité composée de ce nombre de lignes et colonnes. Il faut quand même quelques heures de saisie de données avant d'en voir le bout... Et le record détenu par Hunter Hobbs est justement de 9 heures et 36 minutes.
Que ce soit pour faire de la restitution de données, du reporting analytique ou de la visualisation d'informations, Excel reste l'outil de référence. C'est d'autant plus le cas dans certains corps de métiers, où une maîtrise partielle ou totale d'Excel vous sera demandée :
- Le domaine comptable,
- Le domaine financier,
- Le domaine immobilier,
- Le domaine informatique,
- Le domaine de l'évènementiel,
- Le domaine de l'assistanat/secrétariat,
- Et tous les autres domaines qui requièrent le traitement de données.
Ainsi, comprendre son niveau en Excel afin de mieux maîtriser l'outil est la première étape vers la progression et l'apprentissage.
Identifier comment utiliser le logiciel
Il n'est pas toujours facile de savoir comment utiliser le logiciel et s'il faut mieux le connaître. Pourtant, pour beaucoup d'entreprises, c'est un indispensable dès le recrutement.
qui déclarent utiliser l'analytique comme levier de croissance (source: SAP.com)
Parmi les compétences nécessaires pour utiliser Excel, vous pouvez auto-identifier votre niveau en utilisant les indications ci-dessous.
Compétences basiques (débutants)
- Maîtriser les raccourcis clavier sur Excel pour copier, coller et formater une cellule (CTRL + lettres)
- Gérer l'affichage des tableaux sur Excel
- Mettre en forme les cellules et feuilles de calculs
Compétences intermédiaires (connaisseurs)
- Utiliser des formules basiques de calculs (SUM pour somme / AVERAGE pour moyenne)
- Mettre en oeuvre des graphiques (et tableaux croisés dynamiques)
- Nettoyer, organisation et formater les feuilles de calculs de manière autonome
Compétences avancées (professionnels)
- Gérer des formules complexes, y compris la fonction VBA (pour Visual Basic for Application)
- Simuler de l'information analytique sur la base de valeurs existantes
- Développer un écosystème de formules et graphiques pour un usage précis
Si vous pensez avoir encore une marge de progression, ou bien si vous êtes au niveau totalement débutant, voici des options pour maîtriser Excel par coeur.
Apprendre Excel par soi-même progressivement
Utiliser les ressources de Microsoft pour maîtriser Excel
L'apprentissage par soi-même, parfois appelé "self-paced training", est l'une des meilleures options pour s'initier et se perfectionner avec Excel. C'est en effet l'un des logiciels pour lequel il existe le plus de ressources informatives et formatrices en ligne, à commencer par les contenus rédigés par l'entreprise Microsoft elle-même.
Avantage : découvrir toute la suite bureautique Microsoft
Excel est l'une des applications développées par Microsoft, qui détient également Word et PowerPoint. Vous pouvez bénéficier d'une formation sur les trois en même temps : efficacité garantie !
Les formations en ligne, sous forme de vidéos explicatives, sont accessibles à tous, et vous permettent de découvrir les basiques d'Excel, avec notamment les définitions incontournables comme les cellules, une colonne, une feuille, une formule, un onglet, un tableau, mise en forme conditionnelle, graphiques...
La suite bureautique Microsoft, contrairement à Open Office et autres concurrents, offre un outil complet et à disposition de tous, entièrement gratuitement. Il suffit de connaître les bonnes astuces pour réussir à le maîtriser.
S'approprier l'outil grâce à des tutoriels gratuits
Outre Microsoft, beaucoup de spécialistes ont créé leur réputation autour de leurs astuces Excel. Il peut s'agir de comptes sur les réseaux sociaux (Instagram, YouTube, Twitter) ou bien de sites Internet dédiés à Excel.
L'accès aux tutoriels proposés est entièrement gratuit, mais reste souvent focalisé sur une fonction spécifique d'Excel. Cela répond donc à un besoin ou une question précise, comme : comment figer les volets sur Excel ? Pour obtenir une formation pas à pas, il faut suivre des tutoriels de plusieurs minutes et vous laisser guider, comme celui ci-dessous.
Opter pour une formation Excel payante
Que ce soit pour maîtriser l'art du tableau croisé dynamique colonne/ligne ou simplement le nettoyage de bases de données, Excel est indispensable.
Une formation dédiée à l'outil et ses différents usages peut alors s'avérer très utile, surtout si vous avez des impératifs d'apprentissage.
Les instituts de référence pour l'informatique
Que ce soit pour obtenir une promotion ou bien débloquer de nouvelles compétences, une formation avec diplôme peut vous permettre d'acquérir les connaissances souhaitées sur Excel. Cela est formateur pour apprendre à générer un calcul complexe avec des formules poussées, ou bien pour maîtriser l'art de mise en forme conditionnelle des cellules.
Entre 500 et 1500 euros
C'est le prix d'une formation adaptée sur Excel dans un institut, ce dernier variant selon la durée et l'intensité de la formation choisie (source: TopFormation.fr)
Parmi les instituts de référence proposant des cours d'informatique en présentiel ou à distance, on retrouve la liste suivante :
- Formexcel, un institut basé dans le Nord de la France,
- BelFormation, qui comprend plusieurs instituts dans les grandes villes,
- Elan SAS, une référence française pour les formations d'informatique,
- Equinoxe, une autre référence nationale.
Quelle que soit votre ville de résidence, vous pouvez accéder à votre compte CPF (Compte de Formation Professionnelle) pour financer votre apprentissage Excel à travers des cours particuliers, en institut ou en école d'informatique.
Des allocations délivrées par vos organismes régionaux ou bien Pôle Emploi sont aussi disponibles pour financer ces formations professionnalisantes.
Les certifications en ligne pour exceller
Au-delà de la simple formation, vous pouvez choisir de préparer un certificat ou une certification Excel, afin de mettre en avant cette réussite pour votre parcours professionnel. Cela nécessite beaucoup plus de travail en amont et pendant la préparation. Le prix de la certification est en supplément de la formation (comptez en général entre 200 et 400 euros supplémentaires).
Parmi les certifications connues pour Excel, en voici une liste non exhaustive :
- Le Microsoft Office Specialist (MOS), qui contient des sous-certifications comme Microsoft Excel Expert, qui permet de maîtriser les raccourcis CTRL et l'ajout de formule dans une cellule,
- Le certificat TOSA (Test On Software Application), une référence de l'informatique équivalente au TOEFL pour l'anglais, qui propose une maîtrise de formules plus complexes, tableaux et autres fonctions.
Votre CPF peut également permettre de couvrir ces formations, il suffit d'en faire la demande depuis votre espace personnel. Cliquez sur les onglets proposés sur la page d'accueil afin de sélectionner votre demande de prestation, et le tour est joué.
D'autres options pour apprendre à maîtriser Excel sont disponibles !
Trouver un spécialiste d'Excel pour apprendre selon vos besoins
Les sites de cours en ligne pour trouver un spécialiste
Que ce soit pour préparer votre certification ou bien comprendre de nouveaux éléments pour votre travail, un professeur particulier peut comprendre plus facilement vos besoins et adapter son programme de formation à vos attentes. Il peut par exemple vous aider à vous améliorer en :
- Développant une formule dans une colonne Excel sur un onglet principal, puis secondaire,
- Créant un tableau sur la base de données brutes,
- Ajoutant des valeurs (avec une fonction de calcul comme une somme) et les appliquant à toutes vos colonnes,
- Convertissant un fichier .xls en fichier PDF (ce n'est pas si simple !),
- Mettant en forme du texte dans vos cellules Excel.
À partir de 15 euros de l'heure
C'est le prix d'un cours particulier d'informatique sur une plateforme de cours en ligne (source: Superprof)
Pour progresser dès aujourd'hui, il suffit de sélectionner un professeur une plateforme de cours en ligne proposant des cours particuliers d'informatique. Sur Superprof, les enseignants professionnels ou amateurs vous guident dans votre apprentissage d'Excel en accord avec vos besoins. Cliquez sur les profils pour naviguer, découvrir leurs expériences et leurs compétences en gestion de logiciel Excel. Vous trouverez forcément un spécialiste dans votre région !
Les autres ressources enseignantes
Au sein de votre entreprise ou votre école, vous avez peut-être des modules de formation interne, gratuits ou payants. En entreprise, les Ressources Humaines permettent parfois la mise en contact avec les départements responsables de l'informatique pour des formations courtes et dédiées. En région, d'autres options peuvent exister, comme :
- Le CNAM (Conservatoire National des Arts et Métiers),
- Tous Bénévoles, une association à but non-lucratif pour apprendre à maîtriser la suite bureautique,
- L'AIFI (Association d'Initiation et de Formation Informatique).
Rejoindre une association d'informatique peut aussi s'avérer très formateur pour faire évoluer votre maîtrise du tableur le plus utilisé au monde : gérer une cellule, ses valeurs et ses graphiques n'auront alors plus de secrets pour vous !
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super cool impatient de me faire former et surtout très important pour moi