Le positionnement

  • L'événement classique : 99% des cas. 2 objectifs : obtenir des retombées presse et améliorer les relations avec les interlocuteurs de l’entreprise (séminaires, lancement de produit…).
  • L’événement visant l’originalité et provocant lui-même l’événement
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L’organisation (méthodologie)

  • Travail de rigueur dans la préparation de l’événement
  • Se rappeler l’objectif de l’événement (motivation interne, augmenter la visibilité et la notoriété, lancement de produit…)
  • Quel public choisir pour faire passer son message. (les clients, les prospects, le personnel, la presse)
  • Le budget à définir

Les choix essentiels

  • Le choix et la réservation du lieu. Besoin de réservation plusieurs mois voir plusieurs années en avance. Accessibilité du lieu et problématique du parking (moyens de transports jusqu’au lieu si les conditions de circulation ou météorologiques sont mauvaises).
  • Le choix de la date : proscrire tout ce qui est vacances scolaires. En semaine, il faut éviter les lundis (jour de reprise) les mercredis (jour des enfants) et les vendredis (départ en weekend). Pour les événements professionnels il faut travailler le mardi et le jeudi. Le vendredi soir peut être utilisé pour les événements culturels.
  • Les horaires : le mieux c’est 1h30-2h. Les événements institutionnels et les séminaires peuvent durer une journée. Pour les lancements de produits  vaut mieux choisir en fin de soirée vers 18h-19h. Pour les événements presse, on fait des conférences en fin de matinée car les journalistes doivent monter leurs reportages pour les JT.
  • Invitations et retours à escompter : 3 semaines à 1 mois avant pour les événements professionnels, 15 jours pour les événements en interne. Invitations papiers par courrier ou invitations pour mail. Gestion des relances, des réponses et des retours par mail et fax : gestion plus simple, plus rapide et respect de l’environnement avec un geste écologique. En moyenne 10% des personnes invitées viennent. Pour les événements professionnels les voyages et les frais d’inscription sont payés par l’employeur.

Internet et les réseaux sociaux

Les nouvelles technologies ont modifié la transmission et la diffusion des informations (marketing viral). Les réseaux sociaux sont des outils utiles pour la relance, la promotion et la création d’un buzz.. Le réseau social le plus adapté pour communiquer sur une manifestation grand public ponctuelle et nationale : Twitter.

L’invité « guest star » et l’animateur

La présence d’une personne connue permet d’intéresser le public. On les contacte par le biais de réseaux professionnels, de ses contacts ou par prise de contact avec une agence de production. Il faut prévoir un coût financier pour payer les vedettes. En tant qu’animateur, on utilise souvent des journaliste connus dans leurs domaines.

Accueil, convivialité et animation

Accueil : séparation des tâches et une bonne organisation pour se constituer un bon fichier de contacts (accueil : signature, badge, dossier de présentation…)

Convivialité avec une palette d’animations :

  • du smoothie au bar à thé
  • de la photo souvenir au photomaton
  • du visuel à la démocratisation du 3D
  • de l’animation ludique à la scène théâtrale ou musicale

La restauration

L’un des postes de dépense le plus important : penser à la praticité pour un buffet ou un cocktail, prévoir de la quantité pour qu’il y ait assez. Service à table = délais délimité, avantage du buffet : plus libre dans ses mouvements, créer du lien entre les gens qui vont parler plus facilement. Il est important de savoir s’il y aura des végétariens. Choix du traiteur : attention dans certains lieu de réception les traiteurs sont affiliés (parcs des congrès ou d’expositions).

Le filage

Quelques jours avant l’événement : faire du filage : une répétition générale avec un planning détaillé et précis. C’est important car le jour-j on va devoir gérer des retards ou des imprévus.

La communication de l’événement

Travail autour d’un visuel décliné sur différents supports de communication : il faut donner une vraie identité visuelle à l’événement. Il faut réaliser un plan de communication et choisir les outils : invitations, actions presse, dossier de présentation pour les invités, les stands, la décoration de l’événement…

L'événement éco-responsable (réduire les impacts environnementaux)

1er support de communication le plus polluant à cause du transport, de la logistique et de la gestion des déchets.

Le développement durable intègre le social (accueil des personnes à mobilité réduite), l'environnement et l'économie

  • L'importance du choix
  • Le transport et le déplacement
  • Les moyens de promotion (plus de coupon réponse : par mail), utiliser des supports électroniques, cadeaux utiles)
  • Choix d'un papier avec des normes environnementales (encres économes)
  • Choix du lieu: facilement accessible (lieu central), pratique pour la logistique, prendre en compte les caractéristiques du lieu
  • Limiter la consommation d'énergie : climatisation, prévention pour la gestion des déchets
  • Privilégier les modes de transports doux, des modules de co-voiturage
  • Restauration : produits de saison grand conditionnement, couverts réutilisables ou recyclables, buffet éco responsable : issu de l'agriculture biologique et/ou du commerce équitable.
  • Décoration éco-responsable (bois, plantes vertes)
  • Gestion des déchets
  • évaluer l'impact environnemental

Le marketing viral pour créer du buzz

Le street marketing : pour promouvoir ou créer l'événement. Il faut utiliser des lieux à fort trafic dans les villes urbaines. Il faut toucher les personnes à proximité des points de vente.

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Paul

Fort de mon expérience d'enseignant, je mets ma plume à votre service grâce à mes différents conseils et articles sur le développement personnel !